چابک‌سازی در گرو تعریف دقیق اهداف سازمان و وظایف کارکنان است

پیش از ظهر امروز یکشنبه ۹ آذر ۱۴۰۴، محمدجعفر قائم‌پناه به اتفاق مدیران نهاد ریاست جمهوری، در نشستی ۲ ساعته با حضور دکتر مسعود پزشکیان، گزارش مبسوطی از عملکرد یکسال گذشته معاونت‌ها و بخش‌های مختلف نهاد ریاست جمهوری ارائه کردند.

در این گزارش تلاش‌های صورت گرفته در راستای تدوین برنامه بلند، میان و کوتاه مدت برای نهاد ریاست جمهوری، شفاف‌سازی منابع مالی، بودجه و هزینه‌ها، تهیه برآیند دقیق از ظرفیت‌های انسانی و زیرساختی، طراحی و اجرای داشبورد مدیریتی، چابک‌سازی ساختار اداری و ارتقای بهره‌وری عملیاتی، تهیه برآیند دقیق و ایجاد زیرساخت‌های لازم برای اجرای نظام بودجه‌ریزی و پرداخت حقوق بر اساس عملکرد، تسهیل و تسریع فرآیندهای اداری، بهبود فرآیند انتخاب مدیران، بهبود فرآیندهای گزینش و حراست در دستگاه‌های اجرایی و بازتعریف فرآیند برگزاری سفرهای استانی بر محور شناسایی دقیق‌تر نیازهای هر استان و پیگیری جدی اجرای حداکثری مصوبات سفرها توسط مدیران و مسئولان هر بخش، تشریح شد.

رئیس جمهور نیز ضمن قدردانی از تلاش‌های صورت گرفته و گزارش‌های ارائه شده، با بیان اینکه ماموریت اصلی ما خدمت به مردم است، اظهار داشت: وقتی در نظام اداری هم مراجعان از کیفیت ارائه خدمات ناراضی هستند و هم کارکنان از وضعیت خود ابراز رضایت نمی‌کنند، به معنای آن است که نظام اداری مشکل دارد. نظام اداری باید بر مبنای ارائه تعریف دقیق از ماموریت‌های اصلی که بر عهده دارد، بازتعریف شود.

پزشکیان افزود: مسئولیت‌ها و اختیارات هر بخش باید هم برای کارکنان آن بخش و هم برای مراجعان شفاف و روشن باشد، تا هم کارکنان آن بخش نتوانند از زیر بار مسئولیت‌هایی که دارند شانه خالی کنند و هم ارباب رجوع خواسته‌ای فراتر از مسئولیت‌ها و اختیارات آن بخش نداشته باشد. در ضمن باید مرجعی هم تعریف شود که اگر کارکنان یک بخش به مسئولیت‌های خود به درستی عمل نکردند، در کوتاه‌ترین زمان مورد بازخواست قرار گیرند.

رئیس جمهور ارتقای بهره‌وری و چابک شدن ساختارهای اداری را در گرو تعریف دقیق اهداف و وظایف مرتبط با تحقق این اهداف برای مدیران و کارکنان و شکل توزیع بار این مسئولیت‌ها عنوان و تصریح کرد: وظایف اداری باید متناسب با اهداف هر مجموعه تعریف شوند تا قابل ارزیابی و سنجش دقیق باشند و مشخص باشد که تحقق هر هدفی نیاز به چه میزان نیروی انسانی، منابع و زمان دارد.

پزشکیان همچنین تاکید کرد: نکته بسیار مهم این است که بهبود عملکرد و ارتقای بهره‌وری بر این مبنا، با امر و نهی و صدور دستورالعمل ممکن نیست، بلکه نیاز به تفاهم و توافق بر مبنای اقناع دارد؛ باید مجموعه هر سازمان و ساختار اداری بر سر اهداف مورد نظر به یک زبان، نگاه و چشم‌انداز مشترک برسند و بعد همه برای تحقق آن دست به دست هم دهند و تلاش کنند.