فریبا کیا: روابط عمومی به عنوان مغز متفکر سازمان در عصر ارتباطات و اطلاعات است

به گزارش مرکز اطلاع‌رسانی و روابط عمومی وزارت آموزش‌وپرورش، فریبا کیا با حضور در مجله تصویری و خبری نگاه گفت: 35 سال سابقه کار در وزارت آموزش و پرورش را دارم که در اوایل خدمتم در مدارس مناطق محروم به دانش آموزان خدمت می‌کردم سپس از سال 1372 با ورود به وزارتخانه 17 سال در روابط عمومی و در پست‌های کارشناسی تا معاونت این حوزه کار کردم و بعد از آن مدت 10 سال در سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی به عنوان معاون ساماندهی منابع آموزشی در خدمت نظام تعلیم و تربیت بودم.

وی افزود: وجه تمایز کار در روابط عمومی با دیگر بخش‌های اداری این است که کار روابط عمومی،کار دل و عشق است. کار در روابط عمومی را نمی‌توان با کار کارمندی قیاس کرد چون در این صورت بازدهی ندارد. در این حوزه فرد باید بطور تمام وقت خود را درگیر کار کند و نمی‌تواند مانند کارمندان سایر حوزه ها پس از پایان ساعت اداری، کار را رها کرده و ادامه آن را به فردا یا روزهای آینده بسپارد.

کیا با اشاره به اینکه اهمیت روابط عمومی بر همه افراد واضح و مبرهن است، بیان کرد: روابط عمومی بر اساس آنچه از نامش پیداست بر ارتباط بین انسان‌ها بنا شده است. و عصر حاضر که عصر ارتباطات و اطلاعات است، در درون خود بیانگر اهمیت معنای روابط عمومی می‌باشد. ارتباطات و اطلاعات یکی از بنیادی‌ترین و موثرین عنصر در رشد و توسعه همه علوم است. با توجه به این در عصر حاضر روابط عمومی که عامل تولید اطلاعات است و می‌تواند ارتباط گر بین سازمان و مخاطب سازمان باشد دارای اهمیت دو چندان می‌شود.

وی ادامه داد: از نظر مفهومی در طول سال‌های اخیر، روابط عمومی دارای رشد طولی بوده است به این معنی که در ابتدا چون مخاطبان برای سازمان اهمیت چندانی نداشتند، سازمان‌ها اهمیت روابط عمومی را در نقش‌های اطلاع رسانی و تبلیغی یکسویه می‌دیدند ولی با گذشت زمان و اهمیت نقش و ارزش افکار عمومی در بقای سازمان، و اهمیت وجود مخاطب در سازمان، نقش روابط عمومی به عنوان عامل و هدایتگر افکار عمومی، مشخص شد. در واقع اهمیت وجود روابط عمومی در هر سازمان آشکار شد. تا جایی که در علم جدید شرط توفیق برای رسیدن به هر هدف در سازمان، اداره و رسته، توانایی برقرارکردن ارتباط مدیر با مجموعه یا افراد درون سازمان اعلام شد و این بدان معنی است که وظیفه روابط عمومی در تمام مدیریت‌ها مستتر است.

وی در مورد جایگاه روابط عمومی در سازمان‌های کشور گفت: به نظر می‌رسد در کشور ما آن دسته از نقش‌های اصلی روابط عمومی که می‌تواند به موقع و قبل از وقوع، سازمان را از بحران‌ها و چالش‌های پیش رو نجات دهد پررنگ و برجسته نیست و بیشتر به نقش‌های فرعی این حوزه مثل نقش‌های تبلیغاتی یا اطلاع رسانی یکسویه توجه شده است در حالی که روابط عمومی باید بسترلازم را برای تصمیم‌گیری سازمان آماده کند و خود به تنهایی برای سازمان تصمیم ساز باشد.

کیا با اشاره به عوامل ساختاری و نگرشی در ارتقاء جایگاه روابط عمومی عنوان کرد: ساختار روابط عمومی در سازمان‌ها و ادارات باید براساس رسالت و سیاست آن سازمان چیده شود ولی متاسفانه در کشور ما این پویایی در سازمان‌ها وجود نداشته و برای همه سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها یک روابط عمومی با یک ساختار و بدون در نظرگرفتن تفاوت‌ها و ماموریت‌هایی که در سازمان است، تعریف شده است.

وی افزود: نکته دوم در ارتقاء جایگاه روابط عمومی در سازمان این است که روابط عمومی سازمان از کمبود نیروی انسانی برخوردار است این کمبود نه از نظر تعداد بلکه از نظر نوع نیروی انسانی می‌باشد. اگر نگاه ما یک نگاه تخصصی به روابط عمومی باشد باید تنها نیروهای جذب شده در این حوزه، نیروهای متخصصی باشند که با تکنیک‌های متفاوت ارتباطات آشنایی کامل دارند و در حال حاضر اینگونه نیست و ما در کل کشور مشکل داریم.

کیا گفت: در سال 82 یک بررسی و پژوهش در مورد حضور نیروهای متخصص در روابط عمومی‌های سراسر کشور انجام دادیم و متوجه شدیم تعداد نیروهای شاغل و متخصص در این حوزه کمتر از 10 درصد نیروهای شاغل در روابط عمومی است. بنابراین برای حل این مشکل تصمیم به برگزاری آموزش‌های ضمن خدمت در استان‌ها گرفتیم و با حضور در استان برای همکاران شاغل در این حوزه کلاس‌های متعددی برگزار کرده و آموزش‌های لازم را به آنها دادیم که با استقبال خوب همکاران مواجه شد. چون همکاران می‌توانستند دانشی را که امروز در کلاس یاد می‌گیرند خیلی زود در محل کار به کار بگیرند بنابراین بازدهی آموزش‌های تخصصی ضمن خدمت بسیار بالا رفت.

وی ادامه داد: با توجه به تعدد وظایف فرد در روابط عمومی و تعداد محدود نیرو در این حوزه، لازم است که یک نیرو به چند تخصص مجهز باشد و برای رفع این مشکل تصمیم به گردش آموزش مهارت روابط عمومی گرفتیم. برای مثال کارشناس خبر می توانست در حوزه سنجش و پژوهش محتوی نیز آموزش ببیند و به این ترتیب هر کارشناس روابط عمومی می‌تواست بعد از مدتی در چندین زمینه متخصص شود.

وی با توجه به دو سویه بودن ارتباطات در روابط عمومی گفت: روابط عمومی باید نقش مدعی العموم و وکیل را برای هر دو طرف، هم سازمان و هم مخاطب داشته باشد. تا قادر به برقراری تعامل با هر دو باشد و بتواند مسائل و مشکلات را از طریق تعامل و ارتباط پیدا کرده و بعد از بررسی با کمترین هزینه آن را حل و فصل کند تا مسائل تبدیل به مشکلات و بحران در فضای سازمان نشود.

کیا در پایان با اشاره به حساسیت کار در روابط عمومی وزارت آموزش و پرورش، با توجه به گستردگی نهاد و تعدد مخاطبان این وزارتخانه گفت: کار در این حوزه در نهاد بزرگ تعلیم و تربیت بسیار حساس و سخت است به حدی که کوچکترین اشتباه ممکن است باعث ایجاد بحران در سازمان شود و من افتخار می‌کنم که در مدت 17 سالی که در روابط عمومی وزارت آموزش و پرورش مشغول به کار بودم شاهد پیشرفت این حوزه هم در زمینه علمی و هم زمینه کاربرد تکنولوژی بودم.